Máy in văn phòng của bạn có thời hạn sử dụng dài đáng ngạc nhiên. Tùy thuộc vào cách bạn sử dụng nó, mức độ phức tạp của công việc in, loại giấy và mực in đang được sử dụng, lịch trình bảo trì của bạn, bạn mong đợi máy in của bạn có thể tồn tại trong nhiều năm ?
May mắn thay, có một cách để kéo dài tuổi thọ của bất kỳ máy in nào bằng cách làm theo một số phương pháp dưới đây, một vài phương pháp đã được chứng minh là hiệu quả từ lâu, nhưng cũng có một số cách có thể khiến bạn ngạc nhiên.
Mặc dù mọi loại máy in đều được thiết kế để sử dụng lâu dài, nhưng có một số lưu ý sẽ đảm bảo bạn đang tận dụng tối đa thiết bị mà không cố gắng sử dụng theo những cách có thể gây hỏng hóc chúng.
Sử dụng giấy chất lượng cao
Một trong những lựa chọn thông minh nhất để kéo dài tuổi thọ của máy in là đảm bảo bạn đang sử dụng giấy chất lượng tốt.
Điều này không chỉ giảm thiểu nguy cơ giấy bị kẹt trong máy in và gây hư hỏng mà còn giúp mực bám vào giấy và in với chất lượng tốt nhất. Giấy kém chất lượng thường dễ bị rách hoặc gây ra các vấn đề về mực khi sử dụng trong thời gian dài.
Ngoài ra bạn cũng cần biết rằng để bản in có được chất lượng tốt nhất đối với cả hai loại máy in laser và in phun thì mực in chỉ quyết định 20-30% trong đó máy in và đặc biệt là loại giấy bạn sử dụng quyết định đến 50% chất lượng bản in của bạn.
Sử dụng loại mực có chất lượng tốt
Việc sử dụng hộp mực không có thương hiệu trong bất kỳ máy in nào và kết hợp với giấy kém chất lượng sẽ là nguyên nhân dẫn đến thảm họa.
Điều này đã được chứng minh là đúng đối với hầu hết các loại máy in hiện nay; khi mực được sản xuất bởi nhà sản xuất máy in hoặc bên thứ ba có uy tín, điều đó có nghĩa là nó đã được thử nghiệm có thể tương thích với máy in bạn đang sử dụng. Và nó cũng ít có khả năng bị rò rỉ vào máy in hoặc làm hỏng đầu in.
Cùng với giấy chất lượng cao, bạn có thể giúp máy in của bạn tồn tại lâu hơn theo thời gian.
Thường xuyên bảo trì định kỳ
Có hai lợi thế chính khi nói đến bảo trì máy in thường xuyên, theo lịch trình.
Một là lợi ích rõ ràng của việc bảo trì, dọn dẹp thiết bị và đảm bảo rằng phần mềm của máy in được cập nhật thường xuyên sẽ giúp máy in của bạn duy trì tình trạng sẵn sàng sử dụng bất cứ lúc nào bạn cần.
Lợi ích thứ hai là bảo trì máy in theo lịch trình là giúp kỹ thuật viên bảo trì có thể nắm được tình trạng và phát hiện sớm những hư hỏng có thể xẩy ra một cách sớm nhất tránh những hư hại lớn hơn theo dây chuyền. Nhân viên bảo trì tìm kiếm các vấn đề có thể gây ra hư hỏng (ngắn hạn hoặc dài hạn) và giải quyết chúng trước khi chúng trở thành lỗi thực sự khiến máy in của bạn không thể hoạt động được.
Cài đặt thời gian chế độ chờ ngắn hơn
Một gợi ý khác để giúp máy in hoạt động lâu hơn là sử dụng cài đặt thiết bị chuyển sang chế độ chờ với thời gian ngắn hơn. Một số thiết bị sẽ cho phép bạn đặt khoảng thời gian trước khi máy in chuyển sang chế độ chờ và một số thậm chí còn cho phép bạn chuyển sang chế độ chờ hoàn toàn ngay khi màn hình của máy tắt.
Khi bạn sử dụng các cài đặt này, bạn có thể đặt khoảng thời gian chuyển sang chế độ chờ sau năm phút hoặc sau 20 phút. Sử dụng khoảng thời gian ngắn hơn cho chế độ chờ có thể giúp thiết bị hoạt động lâu hơn.
Đối với máy in laser khi ở chế độ sẵn sàng, bộ sấy mực cần duy trì một mức nhiệt độ nhất định một cách liên tục điều này có thể làm giảm tuổi thọ của bộ sấy cũng như các linh kiện điện tử tiêu thụ điện năng khác.
Tương tự đối với máy in phun, tuy nó không có bộ sấy mực nhưng máy in cần duy trì điện năng trên tất cả các linh kiện điện tử và đặc biệt là điện áp trên đầu phun để sẵn sàng hoạt động.
Cải thiện quy trình làm việc của bạn
Nó có vẻ không liên quan, nhưng một quy trình làm việc thông minh có thể giúp máy in tồn tại lâu hơn. Lý do là quy trình này có thể giúp bạn hoặc nhân viên tận dụng tối đa cơ sở hạ tầng in ấn tại công ty, điều phối công việc, thiết kế chúng để tránh lãng phí.
Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng máy in
Một mẹo khác liên quan đến việc máy in tồn tại lâu chính là biết rõ cách sử dụng đối với từng loại máy in.
Bạn có thể thấy một ví dụ điển hình – một lệnh in sai và bạn có thể không biết cách để hủy nó đúng cách có thể gây ra hư hỏng hoặc sự cố với thiết bị. Hoặc máy in bị kẹt giấy nhưng bạn không biết cách gỡ giấy ra khỏi máy in đúng cách có thể dẫn đến những sự cố lớn hơn.
Bằng cách nắm rõ cách thức sử dụng máy in, bạn sẽ đảm bảo họ biết những tính năng nào cần sử dụng và cách tận dụng tối đa thiết bị, điều này chắc chắn cũng sẽ tăng tuổi thọ của thiết bị .
Duy trì bảo mật máy in
Bạn có thể nghĩ bảo mật không liên quan đến tuổi thọ máy in, nhưng đôi khi điều này hoàn toàn có thể xảy ra. Khi bạn cập nhật phần mềm, duy trì bảo mật mạng giúp giảm thiểu nguy cơ bị tin tặc xâm phạm, điều đó cũng có nghĩa là bạn đang đảm bảo thiết bị sẽ tồn tại lâu hơn.
Ví dụ đơn giản nếu có một hành vi xâm nhập thông qua các máy in trong hệ thống, có thể máy in đó sẽ cần phải được gỡ khỏi hệ thống hoặc thậm chí bị phá hủy như một phần của giao thức bảo mật.
Và, nếu bạn duy trì các biện pháp bảo mật, điều đó cũng có nghĩa là tin tặc không thể đột nhập vào máy in từ xa và gây ra thiệt hại cho thiết bị hoặc thậm chí khiến nó không hoạt động được.
Nhìn chung, nếu tuân thủ các bước này đảm bảo rằng máy in của bạn có thể kéo dài tuổi thọ đáng kể hoặc ít nhất là luôn luôn sẵn sàng trong trường hợp bạn cần sử dụng đến chúng.
Nguồn: biên tập thietbiketnoi.com
Xem thêm:
