Bạn có đang sử dụng Gmail? Nếu có, bạn là 1 trong số 193 triệu người trên thế giới đang sử dụng Gmail. Tuy nhiên, bạn có biết cách để sử dụng Gmail hiệu quả và tiết kiệm thời gian?
Chỉ với một vài phương pháp đơn giản, người dùng có thể rút ngắn thời gian sử dụng Gmail của mình và đạt được hiệu quả cao hơn.
1. Trao quyền truy cập tài khoản Gmail
Bạn là người của công việc và thường xuyên phải sử dụng 2 tài khoản Gmail cùng lúc để trao đổi nội dung công việc cũng như liên lạc. Nếu cứ phải liên tục đăng nhập để đọc và trả lời thư ban có cảm thấy khó chịu hay không? Để giải quyết vấn đề đó, bạn có thể sử dụng tính năng “e-mail delegation” (ủy nhiệm thư).
Tính năng này mới được cung cấp cho các tài khoản Google Apps. Nó cho phép bạn trao quyền truy cập cho một “ai đó” – tài khoản gmail khác – cho phép tài khoản được ủy quyền có thể thay mặt tài khoản còn lại đọc và trả lời thư.
Để làm điều đó, bạn vào “Setting” chọn thẻ “Acounts anh Import” – mục mới để bạn có thể trao quyền truy cập tài khoản. Bạn click vào đường link “Add another account”và gõ địa chỉ e-mail mà bạn chọn để ủy quyền vào khung “Send mail as”. Khi đó, Gmail sẽ gửi thư xác nhận tới tài khoản đó. Sau khi chấp nhận, tài khoản được ủy quyền có thể đọc và trả lời thư thay cho tài khoản còn lại.
Như vậy là bạn có thể sử dụng một tài khoản để đọc và trả lời thư cho chính tài khoản đó và một tài khoản khác.
2. Cách loại bỏ hội thoại không muốn tham gia
Bạn đã từng tham gia một hội thoại trên Gmail và không muốn tham gia nữa. Tuy nhiên, những người khác trong hội thoại vẫn trao đổi (không đề cập tới bạn), khi đó chẳng mấy mà Gmail của bạn sẽ đầy. Có một cách để loại bỏ hội thoại này, đó là tính năng “Smart Mute”. Khi kích hoạt tính năng này, Nếu message trong chuỗi thư này gửi riêng tới bạn hoặc bạn được “Cc” thì nó mới được hiển thị trong hòm thư.
Để cài đặt tính năng này, bạn vào trang cài đặt của Gmail, chọn thẻ “Labs”, kéo chuột cho tới khi thấy tính năng này (Smart Mute), click chọn “Enable”, sau đó chọn “Save” ở cuối trang. Khi muốn một cuộc hội thoại không làm phiền tới bạn, hãy chọn cuộc hội thoại đó, chọn “More action” từ thanh công cụ của Gmail rồi click vào “Mute”.
3. Lên lịch cho sự kiện ở những múi giờ khác nhau
Thường xuyên đi công tác sẽ làm bạn phải thay đổi múi giờ liên tục. Điều này khiến cho việc đảm bảo sự đúng hẹn ở những múi giờ khác nhau là khá khó khăn. Bạn có thể xác định múi giờ tương ứng với sự kiện một cách chính xác với ứng dụng Google Calendar.
Từ Gmail, hãy click vào đường link “Calendar” và chọn “Create event”. Tiếp tục click vào link “Time zone” và chọn địa điểm sẽ diễn ra sự kiện đó. Hệ thống sẽ tự động cập nhật múi giờ theo địa điểm.
4. Tự động chuyển tiếp tới email tiếp theo
Sử dụng tính năng trong Gmail Labs có tên gọi “Auto-Advance” sẽ giúp bạn tự động mở email tiếp theo thay vì phải quay lại màn hình hiển thị sau mỗi thao tác lưu hoặc xóa email.
Để kích hoạt tính năng này, vào thẻ “Labs” nằm trong thư mục “Setting” sau đó có thể chọn phương thức hành đông khi kết thúc một email như: vào email tiếp theo, quay lại email trước đó. Sau đó kích hoạt “Enable”, sau đó chọn “Save”
5. Cách chuyển giữa 2 tài khoản Gmail trong một trình duyệt
Bạn sẽ phải thoát tài khoản hiện tại để thể đăng nhập vào tài khoản kia nếu sở hữu nhiều tài khoản Gmail nếu không bạn phải sử dụng nhiều trình duyệt cùng lúc để có thể truy cập chúng. Tuy nhiên, tính năng mới của Gmail là “multiple account sign-in” sẽ giúp giải quyết việc này.
Để kích hoạt tính năng này, truy cập vào trang google.com/accounts và chọn Edit rồi tiếp là “Multiple sign-in”. Bạn sẽ phải tích vào một số hộp thoại chứng tỏ rằng bạn hiểu về cách sử dụng tính năng này.
Sau khi hoàn thành, bạn truy cập trang tài khoản và kích Edit cạnh địa chỉ email để thêm tài khoản khác.
